Datenschutzhinweise für Bewerber und Bewerberinnen

Einleitung / Allgemeine Datenschutzinformation

Für uns als Proalpha Group hat der Schutz Deiner personenbezogenen Daten einen besonders hohen Stellenwert. Wir verarbeiten Deine Daten ausschließlich gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (DSGVO) sowie den Anforderungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Mit diesen Hinweisen informieren wir Dich umfassend darüber, welche Daten wir im Bewerbungsprozess verarbeiten, zu welchen Zwecken wir dies tun und welche Rechte Du hast. 

Die Proalpha Unternehmensgruppe besteht aus mehreren verbundenen Unternehmen in Deutschland und weiteren Ländern. Da bestimmte Services und Prozesse innerhalb der Gruppe zentral organisiert sind (wie z.B. Talent Acquisition, IT, Compliance etc.), kann es zu einer gruppeninternen Verarbeitung gem. Art. 26 DSGVO (gemeinsame Verantwortlichkeit) oder Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeitung) kommen. Die entsprechenden Vereinbarungen liegen gruppenweit vor. Daher kommt es vor, dass personenbezogene Daten zwischen den Gesellschaften der Proalpha  Group übermittelt oder gemeinsam verarbeitet werden.

Solltest Du Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzinformation haben, kannst Du Dich jederzeit an die in 1. genannte Kontaktadresse wenden.  

Diese Hinweise gelten für alle Unternehmen der Proalpha Group, sofern sie am Bewerbungsprozess beteiligt sind.

Datenschutzerklärung für den Bewerbungsprozess bei der Proalpha Group

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren ist die Proalpha Group GmbH gemeinsam mit der Gesellschaft der Proalpha Gruppe, bei der Du Dich auf eine Stelle bewirbst.  

Die Kontaktdaten der Proalpha Group GmbH sind:  

Proalpha Group GmbH 
Auf dem Immel 8 
67685 Weilerbach 
Telefon: +49 6374 800 0 
E-Mail:  info@proalpha.com 

Den Datenschutzbeauftragten der Proalpha Group GmbH erreichst Du unter oben genannter Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder unter datenschutz@proalpha.com.

2. Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir personenbezogene Daten.

2.1 Durchführung des Bewerbungsverfahrens

Wenn Du Dich bei uns bewirbst, z.B. über unsere Bewerbermanagement-System Greenhouse oder initiativ per E-Mail, verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail)
• Bewerbungsunterlagen (CV, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate)
• Informationen zu Qualifikationen, Berufserfahrung, Kompetenzen
• Social-Media-Profile (LinkedIn/Xing), sofern freiwillig angegeben
• Angaben zu Gehaltsvorstellung, Kündigungsfristen, Arbeitszeitmodellen

Zwecke der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung dient der Planung und der Durchführung des Bewerbungsverfahrens innerhalb der Proalpha Gruppe. Davon erfasst ist die Auswahl geeigneter Bewerber*innen, die Vorbereitung von Interviews, Feedback, die Entscheidung über eine Zu- oder Absage, die Kommunikation und Terminplanung während des Bewerbungsverfahrens und die Vorbereitung vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit b DSGVO (Vertragsanbahnung) und Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse). Ein berechtigtes Interesse unsererseits liegt in der Sicherstellung eines effizienten Bewerbungsmanagements und in der Wahrung rechtlicher Ansprüche im Falle eines Verfahrens dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

2.2 Betrieb des Bewerbermanagement-Systems Greenhouse

Für unsere Online-Bewerbungen nutzen wir das Bewerbermanagement-System Greenhouse. Zum Betrieb des Systems werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Zugangsdaten (Nutzername und Passwort)
• Technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Browser, Zugriffszeit)

Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs.1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Stabilität des Systems.2.34

2.3 Aufnahme in den Talentpool

Wenn Du uns Deine Einwilligung erteilst, nehmen wir Dich gerne in unserem Bewerberpool auf. In diesem Fall speichern wir Deine Einwilligung für weitere zwei Jahre und kontaktieren Dich, wenn wir innerhalb der Proalpha Unternehmensgruppe eine geeignete Stellenausschreibung für Dich sehen und Dich zum Bewerbungsgespräch einladen wollen.

Rechtsgrundlage ist Deine Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO. Deine Einwilligung kannst Du jederzeit unter datenschutz@proalpha.com widerrufen.

2.4 Statistische Auswertungen

Um die Qualität unserer Bewerbungsverfahrens zu verbessern und unsere Prozesse zu prüfen und zu optimieren, erstellen wir statistische Auswertungen. Diese Auswertungen erfolgen ausschließlich in aggregierter und anonymisierter Form, sodass kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich ist.

3. Hierfür verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Prozess- und Nutzungsdaten
  • Anzahl eingegangener Bewerbungen je Stelle, Zeitraum oder Recruitingkanal
  • Anzahl der Sichtungen, Einladungen, Absagen und Einstellungen
  • Durchlaufzeiten (z. B. Time-to-Contact, Time-to-Hire)
  • Anzahl der Bewerbungen pro Quelle (z. B. Karriereseite, Jobportale, Empfehlungen)
  • Statusverläufe und Conversion Rates innerhalb des Bewerbungsprozesses
  • Systemnutzungsdaten von Greenhouse (z. B. Schritte im Prozess)
    
    
• Kanal- und Kampagneninformationen
  • Herkunft der Bewerbung / Recruiting-Quelle (z. B. Indeed, LinkedIn, interne Empfehlung, direkte Bewerbung)
  • Daten aus KI-basierten Matching- oder Parsing-Prozessen (z. B. CV-Parsing über Textkernel)
    (Wichtig: Diese Daten werden technisch verarbeitet, aber statistisch nur anonymisiert genutzt.)
    
    
• Strukturelle Bewerberdaten (freiwillig übermittelt)
  • Berufs- und Qualifikationsdaten (z. B. Berufserfahrung, Skills, Ausbildungsniveau)
  • Funktions- und Rollenpräferenzen
  • Standortpräferenzen (Land/Region)
    
    
• Demografische Angaben (nur wenn freiwillig angegeben und nur anonymisiert)
  • Geschlecht (falls angegeben)
  • Geburtsjahr / Altersgruppen (z. B. 20–29, 30–39)
  • Staatsangehörigkeit (nur für aggregierte Diversity-Auswertungen, nie für individuelle Entscheidungen)
    
    
• Technische Metadaten
  • Zeitstempel der Bewerbung
  • technische Parameter (z. B. Gerätetyp oder Browser), soweit erforderlich zur Systemoptimierung

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich anonymisiert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Optimierung unseres Bewerbungsprozesses.

4. Empfänger von personenbezogenen Daten

Deine Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung und den Fachbereichsleiter, der Deine Position besetzt, verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

4.1 Innerhalb der Proalpha Group bzw. der Gruppenunternehmen

Berechtigte Empfänger können sein:

• People & Culture Abteilungen wie Talent Acquisition
• Fachabteilungen & Führungskräfte
• Betriebsrat (nur erforderliche Daten gem. BetrVG)
• Geschäftsführung (in Ausnahmefällen)

4.2 Unternehmen der Proalpha Group

Die Bearbeitung Deiner Bewerbung erfolgt zentral durch die Abteilung Talent Acquisition & Employer Branding der Proalpha Group GmbH. Diese Abteilung fungiert als Shared Service für die gesamte Unternehmensgruppe und bearbeitet die Stellenanzeigen sowie die Bewerbungen gruppenübergreifend.

Das bedeutet, dass Deine Bewerbungsdaten mit anderen Gruppenunternehmen geteilt werden können, um sicherzustellen, dass Deine Bewerbung den passenden Ansprechpartnern und den relevanten Stellen innerhalb unserer Unternehmensgruppe zugeordnet wird.

4.3 Externe Dienstleister

Wir haben externe Dienstleister im Einsatz, die uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses unterstützen. Diese Dienstleister sind, wenn erforderlich nach Art. 28 DSGVO im Rahmen der Auftragsverarbeitung, vertraglich dazu verpflichtet, Deine Daten nur nach unseren Anweisungen zu verarbeiten und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Deiner Daten zu ergreifen. U.a. sind folgende Dienstleister in den Bewerbungsprozess eingebunden:

• Greenhouse Software, Inc (Bewerbermanagement-System)
• Microsoft Ireland Operations Ltd. (Kommunikationsdienst, Videointerviews)

4.4 Internationale Datenübermittlung

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz von personenbezogenen Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb der Europäischen Union befinden. Es gibt aktuell keinen Beschluss der EU-Kommission, dass diese Drittländer allgemein ein angemessenes Schutzniveau bieten.

Wir haben daher besondere Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir den von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern im Drittland vor

Wenn Sie Einsicht in die bestehenden Garantien nehmen wollen, können Sie uns unter  datenschutz@proalpha.com kontaktieren.

5. Speicherdauer

Deine Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für maximal sechs Monate gespeichert, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung, zum Beispiel für die Aufnahme in den Bewerberpool, vorliegt. Solltest Du der Speicherung Deiner personenbezogenen Bewerberdaten in unserem Bewerberpool im Rahmen des Bewerbungsprozesses nicht ausdrücklich zugestimmt haben, werden diese nach Ablauf der Bewerbungsphase aus Dokumentations- und Beweissicherungsgründen für 6 Monate aufbewahrt und anschließend gelöscht bzw. unwiderruflich anonymisiert.

Im Falle Deiner Einwilligung in die Speicherung Deiner personenbezogenen Bewerberdaten, werden wir Deine Bewerberdaten nach dem Ablauf von zwei Jahren löschen, sofern Du uns keine erneute Einwilligung zur weiteren Speicherung der Bewerberdaten erteilt hast. Etwas anderes gilt nur, falls steuerrechtliche oder sonstige rechtliche Archivierungsfristen greifen. In diesem Fall werden die betroffenen Daten erst mit Ablauf der gesetzlichen Fristen gelöscht.

Möchtest Du trotz ursprünglicher Zustimmung der Datenaufbewahrung eine Löschung veranlassen, dann sende uns bitte eine E-Mail an die oben angegebenen Kontaktdaten.

6. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Deiner Rechte melde dich bei datenschutz@proalpha.com

Du hast zudem das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses benötigen wir bestimmte Mindestdaten (z. B. Kontaktdaten, Unterlagen). Ohne diese können wir Deine Bewerbung nicht bearbeiten.

8. Einsatz von KI-basierten Funktionen im Bewerbungsprozess, keine automatisierte Entscheidungsfindung

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses nutzen wir in unserem Bewerbermanagementsystem Greenhouse unterstützende Funktionen, die auf Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) oder maschinellem Lernen basieren. Diese Funktionen dienen ausschließlich der prozessualen Unterstützung und nicht der Entscheidungsfindung.

Folgende KI-gestützte Funktionen können zum Einsatz kommen:

• CV-Parsing
  Deine übermittelten Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf oder Zeugnisse) können mittels eines KI-gestützten Parsing-Tools automatisch ausgelesen und in strukturierte Daten überführt werden, um den Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten.
• KI-basiertes Matching
  KI kann Vorschläge machen, welche Bewerbungen (aktiv eingegangene oder im Talentpool enthaltende) besonders gut zu den fachlichen Anforderungen der jeweiligen Stelle passen oder ob Dein Profil zu alternativen offenen Positionen passen könnte. Diese Funktion dient ausschließlich der Unterstützung unserer Talent Acquisition Specialists.
• KI-unterstützte Sortierung & Ranking
  In Einzelfällen können KI-Modelle eine Vorauswahl oder Rangfolge von Bewerbungen erzeugen, um die Sichtung vieler Bewerbungen effizienter zu gestalten. Diese Ranking-Funktionen ersetzen jedoch keine menschliche Bewertung.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Trotz des Einsatzes solcher Funktionen findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

Dies bedeutet konkret:

• KI entscheidet niemals über Einladungen, Absagen oder Einstellungsentscheidungen.
• KI übernimmt keine Selektion, die rechtliche Wirkung oder ähnlich erhebliche Auswirkungen hat.
• Jede Entscheidung im Bewerbungsprozess wird von einem Menschen geprüft und getroffen.

AGG- und DSGVO-Konformität

Wir stellen sicher, dass:

• alle KI-Funktionen technisch und rechtlich geprüft sind,
• keine diskriminierenden oder verbotenen Merkmale genutzt werden (AGG-Konformität),
• nur die für den Bewerbungsprozess erforderlichen Merkmale verarbeitet werden.

Die verwendeten KI-Tools dienen ausschließlich der Effizienzsteigerung und der Qualitätssicherung des Auswahlprozesses.

9. Änderungen der Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzerklärung wird regelmäßig aktualisiert, wenn gesetzliche, organisatorische oder technische Änderungen dies erfordern. Die jeweils gültige Version findest Du auf unserer Karriereseite.

Stand: November 2025